Cómo organizar los archivos de un proyecto y no perder nada

Organizar los archivos de un proyecto se reduce a tres decisiones: una estructura de carpetas que se repita siempre igual, una forma de nombrar archivos que ordene sola y una regla clara sobre dónde vive la versión definitiva. Con eso dejas de buscar y empiezas a encontrar.

El coste real del desorden

No es solo el tiempo de buscar. Es mandarle al cliente la versión anterior, es rehacer un trabajo que ya estaba hecho porque nadie lo encuentra, es que un archivo se pierda cuando alguien deja el equipo.

Todo eso tiene un patrón común: cada proyecto se organizó de una manera distinta, según a quién le tocara empezarlo. La solución no es ser más ordenado por fuerza de voluntad, es tener un sistema que no dependa de la fuerza de voluntad de nadie.

Una estructura, siempre la misma

La carpeta de un proyecto debe verse igual en todos los proyectos. Si cambia, hay que pensar cada vez, y pensar cada vez es donde se cuela el desorden.

Una estructura que funciona en trabajos creativos y de servicios:

• 00-admin: presupuesto, contrato, facturas, notas de reuniones.
• 01-material: lo que te ha dado el cliente y lo que has grabado o recibido. Esto no se toca nunca.
• 02-trabajo: proyectos de edición, borradores, pruebas. Aquí se ensucia.
• 03-entregas: lo que sale hacia fuera, por fecha.
• 04-recursos: fuentes, logotipos, música, plantillas de este proyecto.

Los números delante no son decorativos: fuerzan el orden en cualquier sistema de archivos y evitan que la carpeta de entregas acabe entre medias de las demás.

El material original no se modifica jamás. Si necesitas cambiarlo, haces una copia. Esa regla sola evita la mitad de los desastres.

Nombres de archivo que se ordenan solos

El nombre es lo que hace que un archivo aparezca al buscarlo y que la lista se ordene sin esfuerzo. La fórmula que usamos:

fecha – proyecto – contenido – versión, con la fecha al revés: año, mes, día. Así el orden alfabético y el cronológico coinciden, que es exactamente lo que quieres.

• Sin espacios: usa guiones. Los espacios dan problemas en enlaces y en scripts.
• Sin tildes ni eñes en los nombres de archivo, por el mismo motivo.
• Todo en minúsculas, para no depender de sistemas que distinguen mayúsculas y otros que no.
• Nada de final, final2 o finaldefinitivo. Números de versión de dos cifras.

El control de versiones sin herramientas

La versión va al final del nombre, con dos cifras: v01, v02, v03. Cuando algo se aprueba, se marca aparte. No se renombra la v07 como definitiva: se copia a la carpeta de entregas.

Esto es importante porque el archivo aprobado y el archivo de trabajo tienen usos distintos. El de trabajo sigue evolucionando; el aprobado tiene que quedarse quieto para siempre, porque es el que el cliente tiene y el que hay que poder recuperar dentro de dos años.

Dónde vive cada cosa

El error habitual es tener todo en el mismo sitio: el proyecto de hace tres años ocupando espacio del disco rápido y el material del proyecto actual sin copia en ninguna parte.

La regla 3-2-1 de las copias

Tres copias de todo lo importante, en dos soportes distintos, una de ellas fuera de tu casa u oficina. Es la formulación clásica y sigue siendo la referencia.

En la práctica para un profesional independiente: el disco del ordenador, un disco externo y una copia en la nube. Si el disco falla, tienes dos. Si hay un incendio o un robo, tienes la de fuera.

Y la parte que nadie hace: comprueba de vez en cuando que la copia se restaura. Una copia que nunca has probado a recuperar no es una copia, es una intención.

Plantilla de proyecto: monta la carpeta en un clic

Deja preparada una carpeta vacía con toda la estructura y duplícala cada vez que empieces un proyecto. Cinco segundos y ya está montado igual que los otros cuarenta.

Si te da por automatizarlo, es uno de los mejores candidatos: cumple las tres condiciones —frecuente, idéntico y sin decisiones—. Lo tratamos en cómo automatizar tareas repetitivas.

Qué hacer con los archivos pesados

El vídeo y las imágenes en bruto son los que llenan discos. Dos medidas que funcionan:

Con el material de vídeo ayuda separar el bruto de la copia de trabajo: el original se queda guardado donde esté y para revisar y compartir se usa una versión ligera, que se saca en un momento con el conversor de vídeos. Así la carpeta que se mueve deja de pesar lo que pesa el bruto y cada revisión no obliga a mandar archivos enormes.

1. No dupliques material original dentro de las carpetas de trabajo. Enlaza o referencia desde el proyecto de edición.
2. Al cerrar el proyecto, decide qué guardas: el original y las entregas siempre; los archivos intermedios casi nunca.

Y cuando toque mandarlos, no los comprimas hasta destrozarlos para que quepan en un correo: usa un servicio de transferencia, como explicamos en cómo enviar archivos grandes.

Un archivo que diga qué es esto

En la raíz de cada proyecto, un documento de texto con cuatro líneas: qué es, quién es el cliente, dónde están las cosas que no están aquí y qué queda pendiente.

Parece innecesario mientras el proyecto está vivo. Deja de parecerlo cuando lo abres nueve meses después, o cuando lo tiene que retomar otra persona.

Cuando trabajáis varias personas

Todo lo anterior vale igual, con dos añadidos: la estructura tiene que estar escrita en algún sitio y alguien tiene que ser responsable de que se cumpla. Un sistema que solo respeta quien lo inventó no es un sistema.

Y una norma que ahorra conflictos: solo una persona edita un archivo a la vez. Las herramientas colaborativas lo resuelven; los archivos sueltos en una carpeta compartida, no.

La limpieza trimestral

Una vez cada tres meses, media hora: archiva lo cerrado, borra los intermedios que ya no valen, comprueba que las copias funcionan y revisa que nada importante viva solo en el escritorio.

Es el mantenimiento mínimo. Sin él, cualquier sistema se degrada en un año y vuelves al punto de partida.

Errores que se repiten siempre

• Trabajar sobre el material original en lugar de sobre una copia.
• Guardar cosas en el escritorio con la intención de moverlas luego.
• Nombres como documento final v2 bueno.
• Tener una única copia de lo que no se puede volver a grabar.
• Cambiar la estructura de carpetas a mitad de proyecto.

Empieza por el proyecto que tengas abierto

No intentes reorganizar cinco años de archivos: no vas a terminar. Aplica la estructura al próximo proyecto que empieces y a los dos que tengas en marcha. Lo antiguo, cuando lo toques.

En tres meses la mayoría de lo que usas a diario estará dentro del sistema, y lo viejo dejará de importar. Tienes más rutinas de este tipo en la sección de productividad del blog, y si el desorden también está en la publicación, empieza por el calendario de contenidos. En Letaca gestionamos proyectos de vídeo de varios clientes a la vez y esta es la única razón por la que no se nos pierde nada.

Cómo cerrar un proyecto sin dejar cabos

El momento en el que más se pierde material no es durante el trabajo: es al terminar, cuando todo el mundo pasa al siguiente encargo y nadie ordena lo anterior. Una rutina de cierre de quince minutos evita casi todos los problemas posteriores:

1. Copia la entrega final aprobada a la carpeta de entregas, con su fecha y su versión.
2. Borra los archivos intermedios que ya no valen: renders de prueba, exportaciones antiguas, descargas duplicadas.
3. Comprueba que el material original está en las dos copias de seguridad.
4. Actualiza el documento de la raíz con lo que quedó pendiente o con lo que hay que saber si el cliente vuelve.
5. Comprime la carpeta completa y muévela al almacenamiento de archivo.

Quince minutos por proyecto. La alternativa es una hora de arqueología cuando el cliente vuelva dentro de un año pidiendo un cambio.

Qué se guarda para siempre y qué no

Se guarda siempre: el material original que no se puede volver a conseguir, las entregas aprobadas, el contrato y las facturas. Eso es lo que puede hacerte falta dentro de años, por motivos de trabajo o legales.

No se guarda: renders intermedios, cachés del programa de edición, descargas que se pueden volver a hacer, versiones de prueba que no llegaron a nadie. Ocupan más que todo lo demás junto y no aportan nada.

La duda típica es el proyecto de edición. Guárdalo, pesa poco comparado con el material, y es lo que te permite hacer un cambio pequeño sin rehacer el trabajo entero.

Preguntas frecuentes

Letaca — Agencia de marketing digital. Edición de vídeo, miniaturas, gestión de redes y herramientas online.